Uitgebreide marktconsultatie bij aanbesteding duurzame afvalcontracten loont

Ga je als onderwijsinstelling binnenkort je afvalcontract (opnieuw) aanbesteden? Overweeg dan een marktconsultatie.

Zo krijg je een actueel beeld van de mogelijkheden en uitdagingen op de markt. Ook kun je je pakket van eisen en criteria aanscherpen. De afvalmarkt is volop in ontwikkeling, zeker als het gaat om duurzaamheid. Wat zijn de mogelijkheden, uitdagingen en struikelblokken?

De UvA-HvA delen bevindingen en tips bij marktconsultatie

De Universiteit van Amsterdam en Hogeschool van Amsterdam (UvA-HvA) vertellen hoe zij samen dit proces hebben aangepakt en delen hun belangrijkste bevindingen en tips.

Waarom marktconsultatie?

Bij een marktconsultatie (ook wel: dialoog) ga je met potentiële leveranciers in gesprek over de opzet van de aanbesteding. Jouw wensen over onder andere de inzameling van bepaalde afvalstromen, duurzaam transport en afvalverwerking komen aan bod.

Maar is jouw eisenpakket wel realistisch? Zijn de eisen  niet te streng? Je wilt voorkomen dat partijen ten onrechte worden uitgesloten.

En kies je wel de juiste indicatoren (KPI’s) om de prestaties van de inzamelaars te meten? De afvalinzamelaars kunnen je vertellen of de KPI’s in de aanbesteding ook echt meetbaar zijn, en suggesties doen.

Hoofddoel van de marktconsultatie

Hoofddoel van de marktconsultatie van de UvA-HvA afgelopen jaar was dan ook om antwoord te krijgen op bovenstaande vragen.

Joep de Hoog, projectleider van de ontwikkeling nieuwe grondstoffenvisie voor UvA-HvA: “Wij wilden formeel met leveranciers in gesprek om de kennis te toetsen die we de afgelopen jaren hadden opgehaald uit de eigen benchmark en uit studentenonderzoeken. Klopt datgene wat wij uit de markt hebben gehaald? Eigenlijk werden onze ervaringen in die marktconsultatie bevestigd en soms wat scherper gesteld, maar nooit zaten we ernaast. Toch was het zeer waardevol voor ons, omdat alle partijen officieel moesten reageren op onze geformuleerde visie. Daarmee krijgt het een meer formele status dan in een onderzoekend gesprek”.

Nevendoelen marktconsultatie

Andere doelen waar een marktconsultatie aan kan bijdragen, zijn:

• het scheppen van draagvlak voor circulair inkopen,
• het peilen van interesse onder de marktpartijen of
• het creëren van wederzijds begrip.

Voor de UvA-HvA was vooral het peilen van interesse van belang: “We wilden ook toetsen of de leveranciers enthousiast werden van onze ambitieuze visie en doelstellingen. Daar werd volgens verwachting wisselend op gereageerd; van zeer positief en enthousiast tot terughoudend of dit wel de juiste weg is. Volgens verwachting, omdat we de meeste partijen inmiddels goed kenden en wisten dat sommigen er andere visies op nahielden of een bepaald businessmodel hebben dat niet past bij onze visie”.

Wat je doel ook is: zorg dat je dit helder hebt.

Door dit ook te communiceren in je verzoek om informatie kunnen partijen goed inschatten hoe zij daaraan kunnen bijdragen. Neem ook tijdens de dialoog een open houding aan. Zo haal je het maximale uit de gesprekken. Je zult zien dat aanbieders ook graag in gesprek gaan, zodat zij hun aanbod aan kunnen scherpen.

Een-op-een of juist plenair?

Je kunt een marktconsultatie op verschillende manieren vormgeven. Dit is afhankelijk van je doelstelling en de benodigde informatie. Het kan op afstand via een digitale vragenlijst, een-op-een gesprekken, een plenaire bijeenkomst of een combinatie van deze vormen. Houd bij je keuze rekening met de inspanning voor de marktpartijen: zorg dat deze in verhouding is met de omvang van de uitvraag.

De UvA-HvA koos voor uitgebreide een-op-een gesprekken: “We hebben bijna drie jaar onderzoek gedaan om onze visie vorm te geven en wilden voor de marktconsultatie de tijd nemen. We wilden ook leveranciers de tijd geven om hun zienswijze en mogelijkheden officieel met ons te delen. De meeste gesprekken hebben we als zeer waardevol ervaren. Naast de uitgenodigde partijen, meldden zich ook andere leveranciers en waren sommige gesprekken teleurstellend. Maar dat was ‘all in the game’ omdat wij kozen voor deze zorgvuldige procedure.”

Voor goede inhoudelijke gesprekken is het van belang dat zowel de commercieel verantwoordelijke als een duurzaamheidsexpert van de leverancier aan tafel zitten.

Zorg voor transparantie

Een ander belangrijke tip is om alles goed te notuleren. Dit om misverstanden te voorkomen. Zorg bij een plenaire marktconsultatie ook dat er een duidelijk verslag wordt gepubliceerd.

De UvA-HvA pakte het als volgt aan: “Aan het begin van elk gesprek maakten we duidelijk dat er een verslag zou komen en dat we alle verslagen zouden samenvoegen tot één verslag. Dat zouden we dan ook publiceren. We gaven elke partij ook de ruimte aan te geven als zij bepaalde zaken niet in het verslag wilden hebben”. Dat laatste maakte het proces wel tijdsintensiever. “Omdat we het proces zorgvuldig willen doorlopen waarbij elke leverancier weet wat er gezegd is, moeten de notulen volledig worden vastgelegd. We hebben met dertien leveranciers gesproken en elk gesprek duurde 1,5 uur. Dat werd dus een groot verslag. Het hele proces had bij ons een doorlooptijd van 2,5 maand.”

De doorlooptijd is ook afhankelijk van de gekozen vorm en het aantal vragen dat je stelt. In onderstaand blok vind je enkele voorbeeldvragen uit de UvA-HvA-marktconsultatie.

Aanbesteden zonder vast eisenpakket

Aanbestedingen worden steeds vaker meer ‘open’ gelaten. Dat betekent dat je vooraf geen pakket met eisen en criteria opstelt. Je vraagt de leverancier dan uit hoe deze denkt te gaan bijdragen aan het behalen van jouw duurzaamheidsdoelen. Je gunt dan op visie, zonder dat de invulling ervan al vaststaat.

Een bekende vorm van deze aanpak is Rapid Circular Contracting (RCC). Een andere vorm is op basis van partnerschap tussen de opdrachtgever en de afvalinzamelaar. In beide vormen komen de mogelijkheden pas naar voren bij de inschrijvingen zonder dit vast te leggen in eisen en criteria. Samen met de gekozen partij schaaf je dan het plan verder bij.

Een voorbeeldsituatie bij een open aanbesteding:

Als je als doel stelt om gescheiden stromen te maximaliseren, kun je dit op verschillende manieren invullen. Denk aan de vormgeving van prullenbakken, communicatiemiddelen, aanbieden van afvalstromen-analyse, inkoopadvies. Door geen eisen te stellen aan de invulling laat je de leverancier komen met de best passende oplossing. Bovendien is er dan ruimte om te komen met oplossingen waarvan jij het bestaan misschien nog niet kent.

De UvA-HvA bevestigt dit: “Als je inderdaad niet de tijd en/of mensen hebt om hier uitgebreid onderzoek naar te doen, is het slim dat de markt je informeert wat er mogelijk is. Bij ons paste dat model niet. We weten ook dat onze positie met vier mensen met meer dan twee fte hier aan laten werken uitzonderlijk is. Bovendien vonden we dat we het als onderwijs- en onderzoeksinstelling aan onze stand verplicht waren om zelf de kennis te vergaren.”

Verder lezen over circulair inkopen (van afvalcontracten)?

• Wegwijzer circulariteit borgen in het inkoopproces (Green Deal Circulair Inkopen)
• Tool ‘slim met schoolafval’ (Rijkswaterstaat)