Gezamenlijk inkopen voor scholen; alleen maar voordelen


Organisaties als Schoolinkoop helpen scholen met collectieve inkopen. Samen hebben scholen meer slagkracht waardoor ze sterk staan bij het afsluiten en onderhouden van allerhande contracten. Gezamenlijk zijn ze een serieuze klant waarvoor meer tijd en moeite wordt genomen. Na een aantal andere Europese aanbestedingen voor scholen loopt nu een gezamenlijk inkooptraject voor afvalinzameling. Projectleider Bregt van der Pool is van begin tot eind betrokken.

Behoefte aan verduurzaming en slechte ervaringen met afvalinzamelaar

Veel scholen willen verduurzamen, maar merken dat hun afvalinzamelaar hier niet in mee kan bewegen. Schoolinkoop heeft in september 2018 het initiatief genomen voor een gezamenlijke aanbesteding voor de inzameling- en verwerking van afval. Aanleiding voor deze aanbesteding is de mogelijkheid om de verduurzaming van onderwijsinstellingen een impuls te geven. Daarnaast hebben veel scholen negatieve ervaringen met hun huidige afvalinzamelaar. Vaak is die inflexibel en niet servicegericht. Ook transparantie over het recyclen van afvalstromen ontbreekt vaak. Andere klachten gaan over het te laat of niet inzamelen van containers. Schoolinkoop ziet toe op de gemaakte afspraken uit het contract en gaat als contractmanager in gesprek met scholen en de afvalinzamelaar om eventuele problemen op te lossen.

Uniform product; later aansluiten kan ook

Een belangrijk uitgangspunt van de gezamenlijke aanbesteding is dat onderwijsinstellingen die niet aanbestedingsplichting zijn op een later tijdstip alsnog kunnen aansluiten bij het collectief. Om dit te realiseren, moest het product uniform zijn en toegepast kunnen worden op scholen die niet aan de aanbesteding hebben deelgenomen. Dit maakte het aanbesteden van een relatief complex product nog een stuk ingewikkelder.

Implementatie en inventarisatie

Het werven van de scholen voor de aanbesteding was niet gemakkelijk. Bregt denkt dat dit te maken heeft met de implementatie die ingewikkelder is. Het gaat hier niet alleen om een product dat geleverd wordt, maar om containers die geplaatst moeten worden en een afvalkalender die hierop afgestemd moet worden. Omdat er met een Europese aanbesteding ingekocht wordt, is van tevoren geen prijs bekend. Ook dit kan een drempel zijn voor sommige scholen. Uiteindelijk hebben toch 16 schoolbesturen met in totaal 115 schoollocaties deelgenomen aan de aanbesteding.

Bij dit traject starten we met een inventarisatie van de huidige inzamelsituatie bij de school. Welke bakken worden gebruikt, welke stromen heb je, hoe vaak wordt er geleegd, etc. De scholen krijgen geen duurzaamheidsdoel opgelegd. Veel scholen zijn nog niet toe aan de verduurzaming van hun afvalbeleid. Daarom hebben we ingestoken op een contract waarbij de afvalinzamelaar mee kan bewegen met de duurzaamheidsdoelstellingen van iedere individuele school. Gedurende de looptijd van het contract zet Schoolinkoop zich in om de verduurzaming van het afvalbeleid te stimuleren.

“Als ik het opnieuw zou moeten doen? Ik zou meer input van de markt gebruiken om het prijzenblad op te bouwen, dit was verreweg het meest complexe onderdeel van de aanbesteding.” – Bregt van der Pool

Afvalkosten

Afhankelijk van het bedrag wat een school jaarlijks aan afvalinzameling uitgeeft, zijn zij wel of niet aanbestedingsplichtig. Er spelen een hoop factoren mee in het bepalen van het totaalbedrag dat scholen uitgeven aan afval. Denk aan het formaat van de school, de ligging van de school, en het scheidingspercentage. Soms krijgen scholen zelfs boetes omdat ze slecht scheiden.

Schoolinkoop heeft een prijzenformulier opgesteld waarin de leveranciers de kosten voor alle verschillende facetten van de inzameling kunnen indienen. Het prijzenformulier, met alle verschillende types, keuzen en maten, maakt het mogelijk dat in de toekomst ook andere scholen aansluiten tegen vergelijkbare voorwaarden. Vaak is het inzamelen in de Randstad goedkoper vanwege de hogere dichtheden. De inzamelaar hoeft immers kortere afstanden af te leggen. Om alle scholen in Nederland gelijke voorwaarden te kunnen bieden, heeft Schoolinkoop gekozen voor een uniforme aanpak. Leveranciers mogen wel indexeren en toekomstige heffingen doorrekenen aan de klant. Andersom moeten toekomstige voordelen aan de school ten goede komen.

Bij de gunning moet het resultaat blijken, op prijs en kwaliteit

Binnen een aanbesteding kan er niet onderhandeld worden. Wanneer een afvalinzamelaar een aanbieding doet, is deze definitief en kan deze worden beoordeeld. Er wordt beoordeeld op prijs en kwaliteit. Op het onderdeel “prijs” is het restafval een grote stroom, daarom weegt de prijs hiervan zwaarder in de beoordeling. De inschrijvingen worden daarnaast beoordeeld op kwaliteit (implementatie, service en partnership en doelgroep-specifieke oplossingen).

Tot slot kent de aanbesteding nog een duurzaamheids- en kansendossier: hoe en waar verwerkt de leverancier de afvalstromen? Wat zijn haar cijfers over het recyclingspercentage per afvalstroom, gelet op de Ladder van Lansink? Maar ook: wat hebben we gemist? Wat kan de inschrijver nog meer bieden, al dan niet tegen een meerprijs? De inschrijvers zijn ook gevraagd om risico’s in kaart brengen. Prijs en kwaliteit worden afgewogen ten opzichte van elkaar, daar volgt een winnaar uit. Dit zal uiteindelijk op 20 september bekend zijn.


“Een simpele uitvraag op prijs is het niet. Het is anders dan andere aanbestedingen en het feit dat scholen later kunnen aansluiten maakt het complexer.” – Bregt van der Pool, Schoolinkoop (foto onder)

Foto Bregt van der Pool

”We willen ervoor zorgen dat de leverancier mee kan met de duurzaamheidsdoelen van de scholen zelf. Als een school vijf afvalstromen wil inzamelen, moet de inzamelaar dat faciliteren.” – Bregt van der Pool, Schoolinkoop (foto boven)