Circulair meubilair: de Universiteit Utrecht doet het

De ambitie: geen nieuw meubilair meer

Inkoop van meubilair kost de universiteit jaarlijks ongeveer 1,5 miljoen euro per jaar. Dat betekent ook een grote milieu-impact. De ambitie is om helemaal geen nieuw meubilair meer in te kopen en in te zetten op levensduurverlenging en 100% her-inzetbaarheid van bestaand meubilair. De focus is op meubilair in de kantoor- en onderwijsomgeving, waar de kansen voor hergebruik groot zijn.

Van pilot tot Europese aanbesteding

Merijn legt uit: “Al in 2018 zijn we gestart met een pilot met onze verhuizer. Zij halen overtollig meubilair op bij de gebouwen en slaan het op in een loods. Als er in een ander gebouw meubilair nodig is, kunnen ze bij de opslag terecht. De eerste resultaten waren positief, dus in 2020 zijn we gestart met een aanbestedingstraject. In 2022 is de overeenkomst van start gegaan.”

Inzetten op hergebruik eigen meubels

De aanbesteding bestond uit drie percelen met als uitgangspunt maximaal hergebruik van het meubilair. De eigen opslag (het eerste perceel) is daarmee het belangrijkste en ook gelijk het meest innovatieve deel van de opdracht. Hiermee voorkom je namelijk inkoop in zijn geheel. Niet inkopen is immers nog altijd duurzamer dan verantwoord inkopen. Hiermee is de UU uniek in haar aanpak. Verhuizer Convoi is samen met Alvero de opdrachtnemer van dit perceel.

En anders: tweedehands

In het tweede perceel ging de UU op zoek naar aanbieders van tweedehands meubilair, mocht hergebruik intern niet voldoen. Hiervoor kwam de UU uit op Workbrands, Ahrend en Gispen. Zij gaan per uitvraag op zoek naar geschikt kwalitatief meubilair op de tweedehands markt en zorgen eventueel voor refurbishment.

Of tóch nieuw – maar wel circulair – meubilair

In het derde perceel zit een aanbieder van circulair meubilair waar de UU terecht kan als er ook op de tweedehands markt niet kan worden voldaan aan de vraag: EromesMarko. Dit betreft nieuwe meubels, maar wel: demontabel, uitwisselbaar en van materialen met een lage milieu-impact.

Wat gebeurt er bij de opslag?

Merijn Smelt: “De opslag is bedoeld voor meubilair wat nog goed genoeg is voor hergebruik, maar nu niet op de huidige locatie kan worden ingezet. Convoi en Alvero verzorgen het beheer en onderhoud. Dat houdt in dat ze het meubilair na transport beoordelen, schoonmaken en eventueel opknappen. Een deukje of vlekje is niet erg. Soms worden meubels gedemonteerd om delen (armleuningen, pootdoppen) te kunnen hergebruiken.”

Een interne webshop voor eigen meubilair

Convoi en Alvero zorgen ook voor het meubelmanagementsysteem. “Ze registreren de meubelstukken en plaatsen deze met foto en relevante eigenschappen op een interne webshop. Inkopers van de UU kunnen hierin gratis meubilair bestellen. Als een meubelstuk na twee jaar geen interne bestemming heeft gevonden wordt het duurzaam afgevoerd. Dit betekent meestal dat de stoel naar een opkoper gaat en alsnog een tweede leven krijgt.”

Verplicht stappenplan voor interne inkopers

Voor de inkopers van de UU betekent dit een nieuwe manier van bestellen. Zij moeten hierbij een verplicht stappenplan doorlopen die zorgt voor de meest duurzame mogelijkheid.

Het stappenplan in het kort:

• Bekijk het aanbod in eigen pand(en). Niet (of deels) geslaagd > Stap 2.
• Bekijk het aanbod in de opslag. Niet (of deels) geslaagd > Stap 3.
• Bekijk het aanbod van de tweedehandsleveranciers. Niet (of deels) geslaagd > Stap 4.
• Schaf nieuw circulair meubilair aan via de leverancier.

Een langer proces, maar het werkt wel

Dit nieuwe inkoopproces kost wel meer tijd. De besteller mag namelijk geen stap overslaan. Merijn Smelt: “We hebben dit proces wel al verbeterd. Je hoeft bij tweedehands meubilair niet meer voor iedere losse stoel een uitgebreide offerte op te vragen bij alle drie de leveranciers. Pas boven een geraamde van € 5.000 moet dit bij alle drie partijen.” Er is ook weinig weerstand van de 25 inkopers bij de UU. “De tijd is er rijp voor. Het moet duurzamer en als universiteit speel je hierin ook een belangrijke voorbeeldrol”.

Potpourri aan meubilair?

Om te voorkomen dat de gebouwen vol staan met een potpourri aan meubilair is herstofferen een belangrijke stap bij zowel intern hergebruik als tweedehands aankopen. Merijn: “Je kan bij de leverancier aangeven dat je de stoel in een andere kleur nodig hebt. Dit hebben we meegenomen in de contracten.”

Wie betaalt wat?

Meubilair uit de opslag is voor de inkopende faculteit in principe helemaal gratis. Het facilitair bedrijf van de universiteit betaalt centraal voor de service. Dit houdt in het opslaan, repareren en eventueel afvoeren van meubels. Ook herstofferen – wanneer een stof aan vervanging toe is – wordt centraal betaald. Wel betaalt de faculteit een kleine bedrag per meubelstuk voor transport naar de opslag.

Het resultaat: 80% minder nieuw meubilair

De aanpak lijkt te werken: de inkopers maken goed gebruik van de opslag en de inkoop van nieuw meubilair is met maar liefst 80% gedaald. Bijna 3.000 meubelstukken vonden in het eerste jaar intern een nieuwe plek binnen de universiteit via de opslagroute. “Qua totale kosten moeten we de balans nog opmaken. Maar we doen dit niet vanuit een financiële drijfveer, maar vanuit een duurzame drijfveer.”

Verandering van de markt

Omdat de universiteit een voorbeeldrol heeft, is de aanbesteding ook extra interessant voor de maatschappij, omdat deze een verandering in de markt teweeg kan brengen. Als grote partijen hun inkoopvragen anders uitzetten op de markt, passen leveranciers hun aanbod hier (blijvend) op aan. Tot slot ben je ook een inspiratie voor derden door te laten zien dat het kan.