Inkoop is iets wat we liever niet meer doen

Interview met Facility Manager Kees de Bant

Inkoop is iets wat we liever niet meer doen

Een bestelling voor nieuwe bureaustoelen zette Facility Manager Kees de Bant van verzekeringsmaatschappij De onderlinge Westerend aan het denken. Vijf jaar later is inkoop bij de verzekeraar bijna een vies woord. "Er zijn zo veel rare prikkels om onnodige spullen te kopen."

Zinkoper

"In plaats van inkoper, noem ik mezelf tegenwoordig zinkoper. Bij elke bestelling die ik uit de organisatie binnenkrijg stel ik de vraag of die echt zin heeft. Ik zoek altijd naar het meest duurzame alternatief en soms is dat gewoon niets kopen", zegt Kees de Bant, als Facility Manager ook belast met alle inkoop voor verzekeringsmaatschappij De Onderlinge Westerend. "In de hele bedrijfsvoering proberen we nu onze maatschappelijke verantwoordelijkheid tot het uiterste te laten doorklinken, en bij een verzekeringsmaatschappij is de inkoop dan een van de belangrijkste elementen. Want daarmee kun je stroomopwaarts invloed uitoefenen op de hele keten."

Zero waste-ambitie

Het streven om een positieve bijdrage te leveren aan mens en milieu is nog niet zo heel lang een kerndoel voor De Westerend. "Man, we hebben hier zo veel verspild aan energie en grondstoffen, dat wil je niet weten"’, verzucht De Bant. "Maar inmiddels hebben we een zero waste-ambitie vastgelegd voor 2030 en hebben we nu al ons afval met de helft gereduceerd."

Nieuwe stoelen

Voor hem kwam de omslag zo’n vijf jaar geleden. "Ik kreeg het verzoek om nieuwe bureaustoelen in te kopen voor het hele kantoor. Dan heb je het over 125 stoelen. Ik viel zowat van m’n eigen stoel over dat verzoek, want de stoelen waar we op zaten waren nog geen zes jaar oud. Ik zat er zelf nog prima op. Maar bovendien herinnerde ik me dat toen we deze stoelen kregen, de oude linea recta in de container belandden. Niemand was er meer in geïnteresseerd."

"Ik ben navraag gaan doen en wat bleek nou, er was budget gereserveerd voor deze aankoop want bij de aanschaf destijds was bepaald dat ze na vijf jaar zouden zijn afgeschreven. Dat is de wettelijke minimale afschrijftermijn, dus die was door de boekhouding aangehouden. Maar om dan automatisch nieuwe te gaan kopen zonder naar de staat van de stoelen te kijken, ik vond dat zo krom."

We werkten onszelf tegen

De Bant besloot zijn bedenkingen aan te kaarten binnen het managementteam. "Toen leek opeens bij iedereen het kwartje te vallen", vertelt hij. "Met zijn allen beseften we hoe we met ons eigen handelen bij aan het dragen waren aan de risico’s van klimaatverandering en milieuvervuiling waar we onze klanten juist tegen verzekeren."

Niet dat van de ene op de andere dag alles veranderde, vertelt De Bant, maar er werd wel iets in gang gezet. "Je kunt niet in een klap je hele bedrijfsvoering omgooien, al is het maar omdat je vaak vast zit aan langer lopende contracten met leveranciers. Verder heb je te maken met hoe je bedrijf is georganiseerd. Bij ons hebben de afdelingen relatief veel autonomie en er zijn gedelegeerde verantwoordelijkheden.

Ik vergelijk het vaak met een huishouden, waar je met het hele gezin verantwoordelijkheid draagt voor de huishouding. Dat is een overzichtelijke en gezamenlijke taak. Maar in een bedrijf voelt iedereen primair verantwoordelijkheid voor de eigen afdeling, het integrale plaatje, het ‘huishouden’ raakt uit beeld. Omdat ik als facility manager met een inkooprol vaker van die tegenstrijdige of overbodige vragen kreeg ben ik mijn inkooprol gaan omzetten van primair een uitvoerende naar een signalerende functie terug de organisatie in."

Het vraagt meer flexibiliteit

Als voorbeeld noemt De Bant dat elk bedrijfsonderdeel met een eigen budget werkt en dat er tegen het einde van het boekjaar nog geld overblijft dat ergens aan besteed moet worden, om niet het volgende jaar met minder te moeten doen.

"Dat zijn rare prikkels om juist geld uit te geven", stelt De Bant. "Bij ons vinden we inmiddels het sturen op budgetuitputting heel gek. Maar dat waren ze hier ook gewend en het kost veel overleg en aanpassing van je financiële systematiek om daar verandering in te brengen. Je moet veel meer flexibiliteit in je organisatie brengen en voorkomen dat mensen tegen een 'nee' aanlopen op basis van een keuze een jaar eerder. Wij draaien het nu juist om: het geld dat we besparen, biedt op een later moment ruimte om te investeren in duurzame innovatie."

Is het echt nodig?

Zelf is De Bant inmiddels zeer bedreven in nee verkopen. "Inkoop is bij ons nu iets wat we liever niet doen. Daarom is standaard mijn vraag bij elk verzoek dat ik binnenkrijg: Is dit écht nodig, kan het niet anders, weet je het zeker? En gaandeweg raak je ook steeds meer bedreven in het aandragen van alternatieven. Een leidraad daarbij zijn de 7 R’s: Rethink, Refuse, Reduce, Reuse, Repair, Regift, Recycle.

Een voorbeeld: wij kopen geen lampen meer voor ons kantoor, maar we nemen licht af van een bedrijf dat daarvoor zorgt. Zij bieden een compleet circulaire oplossing die je als bedrijf in je eentje niet kunt bereiken. We betalen nu alleen voor het licht en we zijn tegelijk verzekerd van de meest duurzame oplossing hiervoor."

Veel creativiteit in de markt

Natuurlijk moet er toch af en toe nog wel iets worden ingekocht en als je dat zo duurzaam mogelijk wil doen hoef je als inkoper niet alles zelf uit te zoeken, zo leerde De Bant: "Je kunt zo’n vraag ook bij je leveranciers neerleggen. Je kunt eisen stellen aan de hoeveelheid afval of CO₂ die een te leveren dienst of product veroorzaakt. Vraag je cateraar bijvoorbeeld om niet alles in plastic verpakt aan te leveren, maar op een manier die geen afval oplevert."

Wat ook goed werkt is om je cateraar, afvalverwerker, schoonmaakpartij en kantoorinrichter meer te laten samenwerken in de keten, om samen minder in te kopen. Daarbij kun je ook afspraken maken over de verdeling van uitgespaarde kosten, zodat er voor de leveranciers ook een incentive is om minder in plaats van altijd maar meer te leveren."

De Bant merkt dat op zulke vragen meestal heel positief wordt gereageerd. "Er zit zo veel creativiteit bij marktpartijen! Door dit soort eisen te stellen komen leveranciers met verrassende alternatieve verdienmodellen aanzetten. Er zijn tegenwoordig allerlei leaseconstructies, deelsystemen, leenpoules, ruilopties en Product as a Service-concepten waar je zowel milieutechnisch als financieel je voordeel mee kan doen."

Duurzaam hoeft niet duurder te zijn

Want dat is een laatste punt dat De Bant wil maken: "Algemeen leeft nog steeds het idee dat een duurzame bedrijfsvoering duurder is. Maar het tegendeel blijkt waar. Als je geen spullen koopt die je niet nodig hebt, houd je een hoop geld over. Budgetten hoeven bij ons niet meer per jaar opgemaakt te worden. Dat betekent dat wat je het ene jaar uitspaart, het volgende jaar kunt gebruiken om een product of dienst te kopen die je echt nodig hebt, maar waarvan je dan de meest duurzame variant  kunt inkopen. En uiteindelijk, is onze ervaring inmiddels, ben je per saldo goedkoper uit."